Trước đây, nếu muốn số hóa bất kỳ tài liệu nào (hình ảnh, văn bản, hợp đồng…) thì bạn phải có là một chiếc máy quét (scanner), một chiếc máy tính và một ổ cứng hoặc USB để lưu trữ dữ liệu đã số hóa. Giờ đây, nhờ sự phát triển của công nghệ và ứng dụng đã khiến cho công việc này trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Một số máy quét thế hệ mới bên cạnh khả năng quét tài liệu tốc độ cao với chất lượng hình ảnh sắc nét còn có thể hỗ trợ các chuẩn giao tiếp mới giúp kết nối với thiết bị khác để chỉnh sửa, quản lý và lưu trữ dữ liệu được hiệu quả hơn.

Không những thế, nhiều smartphone hay máy tính bảng trang bị camera độ phân giải cao cũng giúp cho việc chụp hay quét tài liệu trở nên đơn giản hơn. Bên cạnh đó, một số ứng dụng di động chạy trên iOS, Android và Windows có thể thực hiện tự động các công đoạn xử lý hình ảnh sau khi chụp, người dùng chỉ cần mở ứng dụng quét tài liệu trên di động và trong “tích tắc” tài liệu được số hóa và lưu lên các dịch vụ đám mây.

Số hóa tài liệu bằng máy quét 
Với nhu cầu quét tài liệu thông thường trong văn phòng thì bạn không cần phải nhờ đến những máy quét chuyên dụng. Tuy nhiên, nếu số lượng tài liệu cần được số hóa lên đến hàng trăm trang thì máy quét là thiết bị cần thiết đáng để trang bị. Việc trang bị một máy quét để sử dụng trong văn phòng  không là vấn đề vì trên thị trường hiện có rất nhiều mẫu mã, thương hiệu được bán với mức giá hợp lý và nhất là đảm bảo được nhu cầu sử dụng. Tất nhiên, mức giá càng cao thì chức năng càng nhiều, hiệu năng càng cao và có thêm nhiều tiện ích bổ sung.
Nếu công việc văn phòng không đòi hỏi quét nhiều tài liệu thì những chiếc máy quét cỡ lớn không phải là lựa chọn tối ưu. Do đó, nếu không hài lòng với chất lượng của tài liệu được số hóa với smartphone hay máy tính bảng thì nên trang bị máy quét cỡ cỡ nhỏ.

Bên cạnh chức năng quét, những thiết bị tất cả trong một còn hỗ trợ in ấn, sao chép, chia sẻ tài liệu. Ví dụ như máy in màu đa chức năng Epson L655 có khả năng tự động thực hiện nhiều tác vụ, có khả năng tự động quét tài liệu hai mặt.

Máy quét cỡ nhỏ bao gồm hai loại cơ bản, loại cầm tay (hand-held, khi quét phải dùng tay quét qua tài liệu ) và để bàn (có cơ cấu cuộn giấy bên trong).  Đặc điểm chung của máy quét nhỏ là chỉ có thể quét tài liệu có khổ giấy từ A4 (210×297 mm – kích thước của một trang tài liệu thông dụng của Việt Nam) trở xuống và phù hợp với việc quét danh thiếp, hình ảnh, hóa đơn hơn. Ở góc độ khác, máy quét nhỏ là không hỗ trợ nhiều tính năng, không tự động hóa khi quét nhiều tài liệu.

Scanner cỡ nhỏ (Hand-Held) là lựa chọn phù hợp khi bạn có nhu cầu sử dụng cơ động.

Tuy vậy, qua nhiều lần cải tiến thì các máy quét cỡ nhỏ hiện nay được tích hợp cả màn hình hiển thị, hỗ trợ lưu file đầu ra với nhiều định dạng với chất lượng sắc nét hơn. Đặc biệt, một số mẫu máy quét cầm tay còn tích hợp tính năng chia sẻ qua Wi-Fi, phần mềm nhận diện chữ viết… Nhờ những chức năng cải tiến này mà quét cỡ nhỏ đang ngày càng được nhiều người lựa chọn sử dụng.

Với máy quét sử dụng cố định trong văn phòng thì tùy vào không gian tại vị trí đặt máy mà lựa chọn kích thước phù hợp. Một lưu ý đa số các máy đa chức năng tích hợp chức năng quét thường có kích thước khá lớn, chiếm nhiều diện tích và theo kinh nghiệm sử dụng thì máy càng nhiều chức năng thì từng chức năng riêng lẻ bị hạn chế và sử dụng không hiệu quả bằng máy đơn tính năng chuyên dụng.

Tùy nhu cầu thực tế mà văn phỏng trang bị máy quét đa năng hay đơn năng.

Trên các dòng máy quét mới hiện nay, những loại cổng giao tiếp (Interface) truyền thống như USB 1.0, USB 1.1 hay SCSI hầu như không còn nữa. Thay vào đó là các cổng giao tiếp tốc độ cao như USB 2.0, thậm chí những dòng cao cấp đã hỗ trợ USB 3.0, thẻ nhớ ngoài và các chuẩn giao tiếp không dây như Wi-Fi, Bluetooth hay NFC.

Nếu bạn muốn có tốc độ truyền tải dữ liệu qua lại giữa máy quét với các thiết bị khác được nhanh thì chọn loại máy quét hỗ trợ cổng giao tiếp càng hiện đại càng tốt, mặc dù có thể giá cả sẽ cao hơn nhiều. Chẳng hạn như mẫu máy quét cao cấp ScanSnap iX500 Document Scanner của Fujitsu hỗ trợ giao tiếp Wi-Fi tốc độ cao và USB 3.0 có mức giá cao gấp nhiều lần so với mẫu CanoScan LiDE120 Flatbed Image Scanner của Canon, mặc dù độ phân giải quang học mà dòng scanner của Canon hỗ trợ cao hơn so với scanner của Fujitsu. Do đó, tùy nhu cầu sử dụng mà bạn có lựa chọn phù hợp.

Kết nối Wi-Fi trên máy scan rất cần thiết trong văn phòng hiện đại.

Nhu cầu truyền tải dữ liệu qua lại giữa máy quét với thiết bị di động đang ngày càng cao, do đó nhiều hãng cũng phát triển nhiều phương thức giúp việc giao tiếp này được nhanh hơn nhờ Wi-Fi, NFC hay Bluetooth. Bạn nên ưu tiên máy hỗ trợ Wi-Fi và có ứng dụng di động tương thích càng nhiều nền tảng càng tốt để tiện lợi hơn trong quá trình sử dụng của mình.

Các chức năng bổ sung
Đa phần các máy quét hiện nay đều kèm theo phần mềm để tùy chỉnh, thiết lập và quản lý các tài liệu được số hóa. Để biết được những tính năng trong tiện ích này có phù hợp với nhu cầu thực tế hay không thì bên cạnh sự tư vấn, xem thông tin quảng cáo thì bạn nên sử dụng thực tế tại các phòng trưng bày sản phẩm hay cửa hàng.

Giao diện của một tiện ích bổ sung giúp quét tài liệu sang văn bản.

Ngoài phần mềm, chức năng bổ sung khác của máy quét cũng cần được quan tâm hơn, đặc biệt là các chức năng hỗ trợ, tự động hóa công việc văn phòng,  chẳng hạn như chỉ bằng một thao tác nhấn – Start (thường gọi là OneTouch được tích hợp trên các máy quét cao cấp) máy sẽ tự động thực hiện một loạt tác vụ… Hay một chức năng bổ sung nâng cao khác cũng cần thiết cho công việc văn phòng là nhận diện ký tự (OCR – optical character reader) trên tài liệu được quét và chuyển thành văn bản dưới dạng PDF, Word hay Notepad. Kinh nghiệm cho thấy, khả năng nhận diện ký tự tiếng Việt của những máy quét được bán tại Việt Nam còn kém, thậm chí còn không được hỗ trợ (chỉ hỗ trợ tiếng Anh và một số ngôn ngữ phổ biến).

Camera độ phân giải cao giúp file đầu ra của tài liệu rõ ràng hơn.

Số hóa tài liệu bằng thiết bị di động
Những ưu việt của ứng dụng và công nghệ tích hợp trên máy ảnh đã giúp cho việc quét tài liệu trên di động hiện nay trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ cần một chiếc smartphone hay máy tính bảng, bạn có nhiều cách để số hóa các loại tài liệu: chụp tài liệu bằng ứng dụng Camera và dùng phần mềm xử lý (tự động hay thủ công) để lưu trữ dưới dạng file ảnh; dùng ứng dụng chuyên dụng để quét tài liệu nhanh và lưu trữ lên thiết bị hoặc đám mây; chuyển những file ảnh của tài liệu đã quét sang file văn bản với phần mềm ứng dụng  nhận dạng ký tự OCR.

Trước hết, giống như một máy quét chuyên dụng, để có chất lượng ảnh của tài liệu được quét rõ ràng thì bạn cần lưu ý đến các thông số của camera khi mua smartphone. Trước tiên là độ phân giải (thường được gọi tắt là “số chấm”) càng cao càng tốt, độ phân giải càng cao thì ảnh chụp được càng lớn, dễ dàng phóng to tài liệu mà không bị mờ. Smartphone với camera có độ phân giải từ 8 megapixel trở lên sẽ cho chất lượng ảnh quét tài liệu tốt nhất.

Ổng kính bổ sung hỗ trợ tốt hơn việc quét tài liệu với di động.

Nếu am hiểu về công nghệ, bạn nên chọn smartphone có camera được trang bị cảm biến, ống kính của các hãng lớn như Sony, Carl Zeiss, Toshiba… để có được chất lượng ảnh tốt hơn.  Ngoài ra, để smartphone có thể chụp được các tài liệu cỡ nhỏ như danh thiếp, hóa đơn… thì camera phải có khả năng chụp ảnh ở cự ly gần tốt. Do vậy, nên chụp thử tài liệu với chức năng macro xem máy có lấy nét được hay không, nếu ở cự ly khoảng 4 cm mà máy không lấy nét được các ký tự thì bạn nên chọn dòng máy khác. Bạn có thể sắm thêm các ống kính bổ sung để gắn thêm vào camera của smartphone để chụp các tài liệu nhỏ mà không lo ngại về vấn đề không lấy nét được.

Rất nhiều ứng dụng quét tài liệu miễn phí trên các kho ứng dụng di động.

Cuối cùng là ứng dụng, bên cạnh các tiện ích có tên tuổi hỗ trợ đa nền tảng giúp chụp và xử lý tài liệu với tốc độ nhanh như Evernote, Google Drive, OneDrive, Tiny Scanner, CamScanner… thì bạn có thể tìm kiếm ứng dụng có chức năng này với từ khóa “Scanner” trên các kho ứng dụng Apple App Store (iOS), Google Play Store (Android) hay Windows Store (Windows).